Dossier d'admission EHPAD : guide pas-à-pas + Cerfa officiels

Le dossier d’admission en EHPAD repose depuis 2012 sur un formulaire unique national : le Cerfa 14732*03, rendu obligatoire par l’arrêté du 7 juin 2019. Ce guide opérationnel détaille les pièces à réunir, les délais réels par département francilien, les erreurs qui bloquent un dossier et les recours en cas de refus. Il s’adresse autant aux aidants familiaux qu’aux assistantes sociales hospitalières et de CCAS qui instruisent ces démarches au quotidien.

1. Le Cerfa 14732*03 : ce que c’est, qui le remplit

Le Cerfa 14732*03 est le dossier unique national de demande d’admission en EHPAD. Il est imposé par l’arrêté du 7 juin 2019 (publié au JORF du 21 juin 2019) et remplace les formulaires propres à chaque établissement. Il s’utilise pour une admission permanente comme pour un hébergement temporaire ou un accueil de jour.

Le formulaire comporte deux volets indissociables :

• Volet administratif — rempli par la personne âgée ou son représentant légal (tuteur, curateur, mandataire de protection future, aidant titulaire d’une procuration). Il couvre l’état civil, la situation familiale, les ressources, les aides sociales en cours, les coordonnées du médecin traitant et la personne de confiance.
• Volet médical — rempli exclusivement par un médecin (médecin traitant ou médecin hospitalier). Il est confidentiel, scellé sous pli cacheté et adressé directement au médecin coordonnateur de l’EHPAD. Il documente les antécédents, traitements en cours, autonomie (GIR), troubles cognitifs et risques particuliers (chutes, fugue, troubles du comportement).

Le formulaire officiel est téléchargeable sur service-public.gouv.fr (référence R17461) ou directement en PDF sur pour-les-personnes-agees.gouv.fr. Liens dans le pack joint.

2. Pièces à fournir : liste exhaustive

Une liste complète figure dans le CHECKLIST.md du pack téléchargeable. Synthèse :

Pièces administratives

• Pièce d’identité (CNI ou passeport en cours de validité)
• Livret de famille
• Carte Vitale + attestation de droits (CPAM ou MSA)
• Justificatif de domicile de moins de 3 mois
• Avis d’imposition N-1 (et N-2 si demande d’aide sociale)
• Notifications de retraite (toutes caisses, base et complémentaires)
• 3 derniers relevés bancaires de chaque compte
• Attestation de mutuelle complémentaire santé
• Notification APA en vigueur, le cas échéant
• Jugement de protection juridique (tutelle, curatelle, habilitation familiale) ou mandat de protection future activé
• RIB du résident pour le prélèvement des frais d’hébergement

Pièces médicales (sous pli confidentiel)

• Volet médical du Cerfa 14732*03 rempli et signé par le médecin
• Ordonnances en cours
• Dernier compte rendu d’hospitalisation, si applicable
• Compte rendu d’évaluation gériatrique standardisée, si réalisée
• Évaluation GIR (grille AGGIR) si déjà effectuée par l’équipe APA du département

Pièces financières complémentaires (si demande d’ASH)

• Avis d’imposition des obligés alimentaires (enfants, gendres et belles-filles)
• Justificatifs des charges courantes
• Inventaire patrimonial succinct

3. Quand commencer le dossier

Pour une entrée non urgente, commencez 3 à 6 mois avant le besoin réel. Pour un GIR 1-2 en zone tendue (Paris, Hauts-de-Seine, Val-de-Marne), prévoyez 6 à 12 mois d’anticipation. Le dossier ne déclenche pas l’admission : il vous inscrit en liste d’attente. Une place se libère souvent en moins de 72 h, sans préavis.

En cas d’urgence médicale (sortie d’hospitalisation, épuisement de l’aidant principal, perte brutale d’autonomie), des places dites “d’urgence” ou “d’hébergement temporaire” peuvent être mobilisées en 1 à 4 semaines via l’assistante sociale hospitalière ou le CLIC du département.

4. Médecin traitant et évaluation gérontologique (AGGIR)

Le volet médical conditionne 80 % des décisions du médecin coordonnateur. Trois points clés :

• Le GIR doit être documenté. L’équipe médico-sociale APA du département (Maison Départementale de l’Autonomie ou ex-Maison des Solidarités) réalise l’évaluation AGGIR gratuitement, à domicile, sur simple demande. Voir notre guide grille AGGIR et niveaux de dépendance.
• Les pathologies cognitives doivent être explicites. Mention de la MMSE ou d’une consultation mémoire, mention du diagnostic Alzheimer/apparenté si posé. Sans cette traçabilité, les unités protégées refusent.
• Les risques doivent être listés. Antécédents de chute, fugue, troubles du comportement, dénutrition : un médecin coordonnateur qui découvre ces points en visite préalable refuse le dossier.

Conseil opérationnel : prendre un rendez-vous dédié de 30 minutes avec le médecin traitant pour le remplissage. Un Cerfa rempli “à la volée” est la première cause de rejet.

5. Soumettre le dossier : ViaTrajectoire + relances directes

ViaTrajectoire Grand Âge (trajectoire.sante-ra.fr) est la plateforme officielle hébergée par les ARS. Elle permet de saisir le dossier une seule fois et de l’adresser simultanément à plusieurs établissements connectés. Le médecin traitant complète le volet médical via un accès dédié, sécurisé.

Limites à connaître :

• Tous les EHPAD ne sont pas connectés (la couverture varie selon les régions, autour de 80 % en moyenne nationale).
• Le portail ne remplace pas le contact humain : un appel téléphonique à la cadre de santé une à deux semaines après l’envoi augmente significativement la visibilité du dossier.
• Les EHPAD privés commerciaux gardent souvent leur propre circuit en parallèle.

Stratégie recommandée pour les zones tendues : déposer 5 à 10 dossiers simultanément, mixer ViaTrajectoire et candidatures directes, relancer toutes les 6 semaines.

6. Délais standards en Île-de-France

Le pack joint contient le tableau DELAIS-IDF.md par département. Synthèse :

Ces fourchettes sont indicatives, agrégées à partir des retours terrain des Conseils départementaux IDF et des rapports CNSA disponibles publiquement. Pour un EHPAD donné, demandez le délai d’attente moyen lors de la visite préalable : c’est une question légitime que l’établissement doit pouvoir documenter.

7. Refus : motifs fréquents et recours

Un refus d’admission peut être notifié par l’EHPAD pour quatre motifs principaux :

1. Inadéquation médicale : pathologie ne pouvant être prise en charge par l’établissement (psychiatrie lourde, alcoolisme actif, ventilation assistée…).
2. Inadéquation au public : âge inférieur au seuil de l’agrément (souvent 60 ans, avec dérogation possible).
3. Solvabilité : ressources insuffisantes pour un EHPAD non habilité à l’ASH, ou refus du dossier ASH par l’établissement.
4. Aucune place disponible : refus implicite par absence de réponse au-delà de 3 mois.

Recours possibles :

• Demande écrite motivée auprès du directeur d’établissement (modèle dans le pack).
• Saisine du Conseil de la Vie Sociale et du référent ARS départemental.
• En cas de refus pour motif financier dans un EHPAD habilité ASH : saisine de la Commission départementale d’aide sociale.
• Recours auprès du Défenseur des droits si discrimination présumée (âge, handicap, origine).

Cadre juridique : articles L.314-1 à L.314-13 du Code de l’action sociale et des familles (CASF) sur la tarification et l’admission en établissement médico-social.

8. EHPAD public, privé non lucratif, privé commercial : qu’est-ce qui change pour le dossier ?

Le Cerfa 14732*03 est identique dans les trois statuts. Ce qui varie :

• EHPAD public et privé non lucratif : quasi-systématiquement habilités à l’aide sociale (ASH). Procédure souvent plus lente (commission d’admission collégiale). Tarifs encadrés par le Conseil départemental.
• EHPAD privé commercial : décision d’admission souvent plus rapide (directeur seul). Habilitation ASH partielle ou inexistante. Tarifs libres.
• Documents complémentaires : les groupes privés commerciaux demandent fréquemment un garant solidaire (caution familiale) en plus du dossier officiel. Cette pratique est légale mais doit être documentée dans le contrat de séjour.

Voir notre comparatif EHPAD public vs privé.

9. Top 5 des erreurs fréquentes

1. Volet médical incomplet ou non signé. Un champ “antécédents” vide = dossier non étudié.
2. Mauvais ciblage. Postuler en EHPAD classique pour un GIR 1 avec troubles cognitifs sévères = refus probable. Vérifier l’agrément Unité Protégée / PASA / UHR.
3. Dossier envoyé à 1 ou 2 établissements seulement. Statistiquement, taux d’acceptation très bas.
4. Pas de relance. Le silence d’un EHPAD est rarement un refus définitif : c’est souvent un dossier qui dort.
5. Demande ASH déposée trop tard. Le dossier ASH doit être déposé dans les 2 mois suivant l’entrée au CCAS de la commune de résidence habituelle, sous peine de perdre la rétroactivité.

10. Demande conjointe ASH + admission

L’aide sociale à l’hébergement (ASH) couvre tout ou partie du reste à charge si les ressources de la personne et de ses obligés alimentaires sont insuffisantes. Points clés :

• Le dossier ASH se dépose au CCAS de la commune de résidence habituelle avant l’entrée (réception préalable des dossiers obligés alimentaires).
• L’EHPAD doit être habilité à l’aide sociale (totalement ou partiellement). Vérifier ce point AVANT la signature du contrat de séjour.
• L’ASH est récupérable sur succession au-delà d’un certain seuil. Voir notre guide ASH et succession.
• L’obligation alimentaire concerne enfants, gendres et belles-filles. Voir obligation alimentaire EHPAD.

Pour le financement courant (forfait dépendance), voir notre guide APA en EHPAD 2026.

11. Pour les assistantes sociales : workflow opérationnel

Cette section est dédiée aux assistantes sociales hospitalières, de CCAS et de services départementaux qui instruisent ces dossiers à la chaîne.

Workflow type pour une orientation sortie d’hospitalisation :

1. Repérage GIR par l’équipe gériatrique dès J+3 d’hospitalisation.
2. Cerfa 14732*03 volet médical rempli par le médecin hospitalier.
3. Saisie ViaTrajectoire en parallèle de la préparation de sortie.
4. Adressage à un panel de 5 à 8 établissements habilités ASH du secteur.
5. Coordination avec l’équipe APA pour évaluation à domicile si retour temporaire.

Pièges à anticiper :

• Pas de mise à jour de la pièce d’identité : 1 dossier sur 5 bloqué pour ce motif.
• Personne sous mesure de protection sans copie du jugement à jour : 1 dossier sur 8.
• Aucune personne de confiance désignée (article L.1111-6 CSP) : pas un motif de rejet mais source de blocages opérationnels.

Ressources pour l’orientation : comparer 703 EHPAD d’Île-de-France sur le comparateur EHPAD SeniorVigil (filtres GIR moyen, tarifs hébergement, places ASH, unité protégée, agréments).

12. Téléchargement : pack admission EHPAD 2026

Le Cerfa 14732*03 lui-même n’est pas inclus dans le pack : il évolue régulièrement et seule la version hébergée par l’État fait foi. Le README du pack contient les liens officiels à jour.

13. Questions fréquentes

Faut-il payer pour obtenir le Cerfa 14732*03 ?

Non. Le formulaire est gratuit sur service-public.gouv.fr et pour-les-personnes-agees.gouv.fr. Tout site qui le facture est à éviter.

Le dossier doit-il être déposé par la personne âgée elle-même ?

Non. Il peut être déposé par un proche, un tuteur, un curateur, un mandataire de protection future ou une assistante sociale. La signature du demandeur ou de son représentant légal reste obligatoire.

Combien de temps un dossier reste-t-il valide ?

Le volet administratif reste valable sans limite formelle tant que la situation ne change pas. Le volet médical est à actualiser tous les 6 à 12 mois, ou dès qu’un événement modifie significativement l’état de santé.

Peut-on déposer un dossier sans médecin traitant ?

Oui, si un autre médecin (hospitalier, médecin de famille remplaçant, médecin du CMP) accepte de remplir le volet médical. Sans aucun volet médical signé, le dossier ne peut pas être étudié.

Que faire si l’EHPAD ne répond pas après plusieurs semaines ?

Envoyer une lettre de relance écrite (modèle dans le pack). L’absence de réponse au-delà de 3 mois est juridiquement assimilable à un refus tacite, ouvrant la voie à un recours.

Peut-on s’inscrire en EHPAD sans être encore dépendant ?

Oui, mais l’évaluation médicale doit justifier le besoin. Un GIR 5-6 sera quasi-systématiquement réorienté vers une résidence autonomie ou un dispositif d’aide à domicile.

Le contrat de séjour est-il signé en même temps que le dossier ?

Non. Le dossier d’admission inscrit en liste d’attente. Le contrat de séjour n’est signé qu’au moment effectif de l’entrée, après visite préalable et validation finale par le médecin coordonnateur.

Que faire en cas de refus pour motif financier dans un EHPAD habilité ASH ?

Saisir par écrit le Président du Conseil départemental compétent et joindre une copie du refus. L’établissement habilité a l’obligation d’accueillir des bénéficiaires ASH dans la limite des places agréées. Le Défenseur des droits peut être saisi en parallèle.

Avertissement

Ce guide est fourni à titre informatif et ne constitue ni un conseil juridique ni un avis médical. Les délais et procédures peuvent varier selon les départements et les établissements. Vérifiez toujours la dernière version officielle du Cerfa et des références juridiques sur service-public.gouv.fr. SeniorVigil n’est pas l’éditeur officiel des formulaires Cerfa et n’instruit aucun dossier d’admission.

Sources

• service-public.gouv.fr, fiche R17461 — Demande d’admission en Éhpad
• Arrêté du 7 juin 2019 fixant le modèle du dossier de demande d’admission en EHPAD (JORF n°0143 du 21 juin 2019)
• pour-les-personnes-agees.gouv.fr — Portail national d’information pour les personnes âgées
• Code de l’action sociale et des familles, articles L.314-1 à L.314-13
• Code de la santé publique, article L.1111-6 (personne de confiance)
• ViaTrajectoire Grand Âge (trajectoire.sante-ra.fr) — Plateforme ARS
• CNSA — Données EHPAD publiques (data.gouv.fr)